行政事务管理系统功能介绍
发布时间：2017年01月03日 点击数：
作者：军易 来源：军易科技
《行政事务管理系统》是一套集人员、车辆、访客、物品、考勤、值班、会议等管理于一体的综合信息管理平台。包括人员档案、人员动态、值班执勤、点名考勤、访客管理、车辆管理、会议管理、物品管理、绩效考评管理、工作日志管理、规章管理、发布短信、巡检督查、文电管理、信息发布、网上办事、测评投票、电子公告栏、自助（触屏）操作等功能模块。运用生物识别技术、RFID射频技术、通信技术和网络技术对各类管理对象实施智能化、集成化和网络化管理。智能化：系统可连接指纹仪或考勤机使用指纹（人脸）识别技术登记人员出入和考勤，连接身份证阅读器登记访客身份信息，连接RFID射频读卡器或车牌识别摄像机登记车辆出入场，还可配置门禁控制器、LED显示屏和触摸屏等设备，通过软硬件结合，实现从身份识别、合法性验证、自动登记到终端信息显示的无缝智能化管理。集成化：系统可对人、车、物、信息、制度等对象实施管理，囊括了单位行政事务的方方面面，将这些对象集成于一个平台，便于数据的统一管理和分析利用，克服了以往运用信息管理系统功能零碎、数据不兼容、建设成本高等缺点。网络化：系统既能作单机版使用，也能作网络版使用，通过建立用户关系和权限分级，对单位行政事务进行统一管理，实现网上请销假、在线点名考勤、文电收发、信息发布、网上办事、巡检督查等功能。
《行政事务管理系统》具有以下主要功能：
（一）人员档案管理
系统具有其它通用人员信息管理类软件所具备的基本信息录入、编辑、查询、统计等功能，并且增加了数据导入导出、批量信息处理、人员单位变更调整、照片信息、指纹信息、奖惩信息、简历信息、家庭成员信息管理等功能。
（二）人员动态管理
主要用于人员出入登记，包括探亲休假管理、外出计划管理、在外人员联系提醒、归队倒计时提醒、超时未归告警、在位率限制设置、外出次数时长限制设置、导出人员出入记录、生成人员动态一览表、事务标记设置等。
1.人员出入登记
系统既可通过操作软件进行人员出入登记，也可通过指纹采集仪或考勤机预先采集人员的指纹(人脸)信息，在人员离队或归队时，通过录入指纹或刷脸确认出入时间，有效提高登记效率和精准程度。系统可对不在位人员和在位人员去向分别进行管理，将不在位人员外出类别细分为探亲、休假、出差、临时外出等，将在位人员去向细分为开会、休息等，便于随时掌握人员分布情况。
2.探亲休假管理
系统可设置正常假、特殊假、婚假、周末假等类别的假期。结合指纹仪（考勤机）登记探亲人员的离队和归队，解决人员请销假中存在的随意性。同时可筛选统计出年度内有假人员、无假人员、已休假人员、未休假人员，自动计算出探亲休假的比例等数据。
3.在外人员联系提醒
系统可根据预设的联系间隔时长，通过计算末次联系时间与当前时间的间隔，来确定是否需要与在外人员进行联系，提醒单位领导及时与所属的在外人员联系，减少人员外出后因疏于管理教育而发生事故的机率。
4.归队倒计时提醒
系统可通过计算当前时间和预定的归队时间差，以倒计时的方式实现归队提醒，并实时反映出在外人员的在外时长。
5.超时未归告警
当在外人员未按照预定的归队时间归队或未及时录入指纹销假时，系统能计算出超出的时长并在软件界面上以不同的颜色进行告警，如果配上短信发布设备，还可将告警信息发布到指定人员的手机上。
6.网上人员动态管理
系统具有网上请假、审批、出入登记以及销假等功能。可以建立不同类别的用户，并根据需要给其分配不同的权限，如：可以设定外出是否需要审批、设定审批用户列表、出入时是否向审批用户报告等。通过给单位领导分配用户，可以方便单位领导在网上掌握人员动态。
7.人员动态信息统计分析
系统可实现人员动态信息分布一览，实时查看人员在位情况和具体的数量分布情况，统计出人员在位率、各类在外人员的数量比例，查询人员的在外历史记录、在外次数及在外时长、联系记录、未外出人员等信息，并可输出至Excel文档中进行二次编辑。
除以上基本功能外，系统还具有制定人员外出计划、标记事务消息、人员生日提醒、批量登记人员出入、自动销假、设定出入管理制度、导出人员分布一览表等功能。
（三）值班执勤管理
系统可制定值班执勤计划、登记和统计值班执勤记录，区分不同值班类别和不同周期进行值班轮巡，还可在点名考勤窗口将当前值班人员指定为点名考勤的对象。
（四）点名考勤管理
系统具有按计划和按规则两种点名考勤模式，可连接指纹仪、考勤机登记人员签到和签退信息，并可区分显示当前考勤人员、已签到人员、已签退人员、未到人员、迟到人员、早退人员，生成考勤统计报表。结合触摸屏终端，可实施自助考勤，采用头像、图形标记和声音提醒，使考勤操作更加人性化。使用网络版时，还可实施远程点名考勤。
（五）访客管理
包括访客身份信息、访客出入信息和来访预约登记管理。配置二代身份证阅读器可自动登记访客身份信息，连接摄像头可抓拍访客头像，还能生成访客单输出打印。访客来访预约按照提交预约计划、管理部门审核、访客身份验证、自动登记出入的流程进行。
（六）车辆管理
包括车辆档案和车辆出入管理。其中，单位车派遣按照制定用车计划、管理部门审批、执行用车计划、登记车辆出入的流程进行，访客车来访预约按照提交预约计划、管理部门审核、车辆身份识别、自动登记出入的流程进行。系统可配置车牌识别摄像机或RFID射频读卡器识别车辆身份，连接门禁控制器控制门禁，连接LED显示屏显示车辆出入信息，还具有用车记录统计、超时用车查询、图形化标识车辆状态及打印车辆派遣单等功能。
（七）会议管理
包括会议室信息、会议室使用计划和会议考勤管理，添加会议室使用计划时，可设置会议计划时间、议题、承办部门、参会人数等信息。通过将当前时间与计划时间作比较，系统可自动将会议室使用状态标记为计划、在用、空闲三种状态。
（八）物品管理
包括物品档案和物品出入管理。可通过建立个人物品库和公用物品库，对文件资料、通讯产品、数码产品、存储介质、银行卡、办公用品和设备器材等进行全寿命管理。连接指纹仪或条形码扫描器还可自动快速登记物品出入。
（九）绩效考评管理
系统通过自定义考评项目、考评周期、计分内容、评定等级等，实施个人和单位的绩效考评管理。其中，评定等级可设置为百分制、两级制、三级制和四级制。
（十）工作日志管理
主要用于登记日常工作计划、日常检查情况、值班派班情况、人员变动情况、人员请假情况、来访人员情况、集体活动考勤、每日重要事项、病号及处理情况等，并可生成日志报表，导出到word程序进行二次编辑。
（十一）规章制度管理
系统具有规章分类、添加规章条目及内容、规章内容检索、生成规章文档等功能，还可为规章条目添加附件。
（十二）文电管理
用于文电的收发、查询。文电类别可区分为收件箱、发件箱、草稿箱、已删除收件和已删除发件，发送文电时可添加附件信息。
（十三）网上办事
可建立网上办事项目，设置受理用户、负责单位、负责人、允许参与用户、办事说明及办事结果评价等级等。办事流程分为：办事用户提交办事内容、受理用户答复处理结果、办事用户进行评价。系统可将办理状态标识为未处理、已答复、已评价状态。
（十四）网内信息发布
可在网内发布文字、文件、链接三类信息。发布时，可指定允许查看的用户，设置过期时间。信息发布后，只有被设置为允许查看的用户才能打开或下载发布的信息，对过期信息还可设置自动删除操作。
（十五）巡检督查
通过建立巡检督查事项（如重要岗位督查<查铺查哨>、值班执勤、工作检查等），设置相应的巡检内容、巡检对象、实施单位、实施人及标准规范等信息，巡检人在需巡检的位置，利用指纹仪或考勤机记录巡检的时间，以此来督促巡检人员完成日常巡检工作。
（十六）测评投票
具有建立测评投票项目、添加测评对象、添加测评内容、自定义测评投票方式及测评投票统计等功能。可自定义测评窗口布局、导出生成测评结果，还可使用触摸屏或指纹仪验证测评人身份进行自助操作。
（十七）手机短信收发
系统可连接短信猫收发手机短信，具有编辑短信模板、通讯录管理、事务短信提醒等功能，既可单条发送，也可群发。可在人员外出、归队、超时未归时，或车辆出场、回场、超时未归时向指定的手机号码发送提醒短信，以便管理者实时掌握人员、车辆动态。
（十八）电子公告栏
用于生成人员动态、当日人员动态、车辆动态、事务标记提醒、值班执勤动态、通知通报、单行文本、图片视频等信息，各类信息可单独输出，也可组合输出（能组合出17种屏幕布局），配置触摸屏时，还可进行自助操作。
（十九）自助（触屏）操作
主要利用触摸屏终端自助登记人员出入、登记考勤、查询电子公告栏信息、登记测评投票信息等。
除以上各模块功能外，系统还具有设备维护管理、数据备份管理、可用功能设置、界面风格设置、屏幕锁定和消息提醒等功能，网络版可进行用户管理、网内短信息收发等。
《行政事务管理系统》利用了计算机信息处理技术、生物识别技术、网络技术和通信技术，使单位行政管理更加规范、高效，具有很高的应用价值。主要包括以下典型应用：
一是应用人员动态管理功能，使各级领导和相关部门掌握人员动态信息更加实时准确,使用人员动态一览功能，可以取代悬挂在墙壁上的人员动态分布栏；
二是应用指纹（人脸）识别登记人员出入，可防止人员提前外出和逾假不归的现象，特别适合对小、散、远、点单位人员的管理；
三是应用在线点名功能，可有效监管各类重要部位人员的在位情况，提高人员监管效率，同时克服视频点名存在的设备投入高、点名效率低、需要人工干预的不足，实际应用中可对预定时间段内外出或归队的人员实施点名，用于检查外出人员是否按时外出和归队；
四是应用联系提醒和手机短信发布功能，可减少在外人员教育的漏洞，在一定程度上减少在外人员发生事故的机率；
五是应用物品动态管理功能，规范手机、各类数码产品、银行卡、密级资料及各类库室物资的出入登记，提高精细化管理水平;
六是应用车辆动态管理功能，利用RFID射频识别或车牌识别手段，结合短信发布功能，可将车辆出入场的情况实时发布给车管部门或直接发给保障对象，有效避免驾驶员私自出车或不按规定时间回场的现象;
七是应用值班执勤动态管理，利用指纹识别手段登记值班执勤人员上岗和离岗的时间，当在值班执勤时间段内无人员登记上岗，则发出脱岗警报，防止脱岗漏岗现象的发生;
八是应用巡检督查功能，督促查铺查哨人员或各类重要值班人员履职尽责;
九是应用人员、车辆来访预约功能，在出入位置配置相应的身份识别设备，自动登记人员、车辆出入，省却内部人员需电话告知门卫和出门接访等烦琐程序，提高接访效率。
十是在单位合适的公共位置配置自助（触屏）终端机、安装显示屏，用于人员出入登记、接受指纹点名、值班执勤安排、上岗离岗登记、单位事务公示、各类通知信息发布及生日祝福问候等，有效发挥信息促管功能，体现单位信息化建设特色。